Der Preis der Komplexität – Wie Customizing-Ruinen Ihre SAP-Kosten erhöhen, Ergebnisse verfälschen und wie CFOs die Konfiguration als Hebel für SAP S/4HANA nutzen

In vielen Unternehmen gilt das SAP-System als digitales Rückgrat. Doch unter der Oberfläche schlummert eine stille Kostenfalle: über Jahre gewachsene Customizing-Ruinen. Was als Anpassung an Fachanforderungen begann, wurde zu einem Dickicht aus inaktiven Belegarten, redundanten Prozessvarianten und veralteten Parametern. Für den CFO stellt sich die Frage, welchen Preis das Unternehmen für diese ungesteuerte Komplexität zahlt.

Customizing (o.a. Konfiguration) legt das Soll-Nutzungspotenzial des SAP-Systems fest. Weicht die operative Nutzung schleichend davon ab, entsteht technologischer und organisatorischer Ballast. Ungenutzte Konfigurationen erzeugen permanente Aufwände im Betrieb, vervielfachen den Testaufwand bei Upgrades und vergrößern den Migrationsumfang bei SAP S/4HANA drastisch. Es ist Zeit, die Konfiguration der Geschäftsprozesse als zentrales CFO-Thema mit Relevanz für Bilanz und Transformationsgeschwindigkeit zu verankern.

Der schleichende Verfall der Systemtransparenz

Ein SAP-System wird im Hintergrund durch Steuerungsfaktoren gelenkt: z.B. Stammdatenparameter, Kontenfindungen und Belegarten-Customizing. Sie tragen die betriebswirtschaftlichen Methoden. Ein Schritt wie „Transport durchführen“ wird wesentlich durch das Zusammenspiel von Materialstammdaten und Customizing-Regeln gesteuert.

Mangelnde Variationskonzepte führten oft dazu, dass für jede Produktlinie oder Sonderanforderung eigene Prozessvarianten geschaffen wurden. Berater und Fachbereiche richteten für jeden Standort eigene Belegarten oder Positionstypen ein.

Doch Anforderungen verändern sich und Produkte laufen aus. Was bleibt, sind angelegte Konfigurationselemente. Da sie selten zurückgebaut werden, sinkt die Transparenz. Neue Mitarbeiter können die Logik kaum nachvollziehen. Der ökonomische Effekt: Das Unternehmen bezahlt kontinuierlich für Pflege, Dokumentation und Testing von Prozessen ohne operative Relevanz.

Customizing-Ruinen führen zu falschen Ergebnissen

Das im Customizing hinterlegte Soll-Nutzungspotenzial weicht in reifen SAP-Systemen dramatisch von der Ist-Nutzung ab; wird diese Konfigurationslücke nicht systematisch bereinigt, erzeugen obsoleter Ballast und redundante Prozessvarianten verfälschte Analyse- und Testergebnisse, treiben Betriebskosten in die Höhe und gefährden die Wirtschaftlichkeit der SAP S/4HANA-Transformation.

Die Ursache liegt im Ausbleiben von Korrekturmaßnahmen. Passen Unternehmen ihr Customizing nicht durch Backward Customizing oder Forward Customizing an, fällt die Nutzung weit unter das Potenzial. Es entsteht eine Fehlallokation von Ressourcen: Systeme werden für eine Komplexität gewartet und getestet, die in der realen Wertschöpfung gar nicht existiert.

Warum Konfiguration ein CFO-Thema ist

• Anstieg von Wartungs- und Testkosten: IT-Abteilungen wissen oft nicht, welche Customizing-Objekte genutzt werden. Der Wartungsaufwand fällt für alle Objekte an. Bei Upgrades müssen ungenutzte Belegarten mitgetestet werden.

  
  

• Latentes Fehlerpotenzial: Obsolete Einstellungen bergen hohe Fehlerrisiken. Wählen Anwender veraltete Belegarten, führt dies zu Fehlbuchungen und falschen Auswertungen.

  
  

• Aufblähung des SAP S/4HANA-Migrationsumfangs: Beim Umstieg auf SAP S/4HANA entscheidet die Qualität der Konfigurationsbasis über den Projekterfolg. Werden inaktive Belegarten mitgeschleppt, steigt der Migrationsaufwand deutlich.

  
  

• Einbruch der Prozesseffizienz: Überkomplexes Customizing erschwert das Onboarding. Abweichende Positionstypen erzeugen Ineffizienzen.

  
  

• Migration Assistenten benötigen sauberen Kontext: KI-gestützte Migrations-Assistenten benötigen valide Eingaben. Füttert man sie mit veralteten Daten, erzeugen sie fehlerhafte Empfehlungen. Ein bereinigter Konfigurationskontext („Token-sparender Nutzungskontext“) sichert präzise Entscheidungen.

Faktische Nutzungsquoten im Realitätscheck

Die Dringlichkeit wird durch Ergebnisse aus der RBE Plus-Analysepraxis in SAP-Anwendungen deutlich:

• Verkaufs- und Lieferabwicklung: Eine Analyse zeigte 68 Lieferbelegarten und 395 Lieferpositionstypen (Verwendungsquote: 43 % bzw. 17 %). Die ABC-Analyse über 12 Monate zeigte: Von 84 genutzten Positionstypen deckten allein 10 bereits 80 % des Abwicklungsvolumens ab. 83 % der vorhandenen Lieferpositionstypen wurden nicht mehr genutzt.

  
  

• Historischer Vergleich: Zwei Jahre zuvor waren noch 126 Positionstypen im Einsatz – ein Drittel der Prozessvarianten hatte seitdem an Bedeutung verloren. Ohne Wartung sammelt sich dieser Ballast an.

  
  

• Mengengerüste: Ungeprüfte Mengengerüste wie 450 Mio. Änderungsbelege oder 120 Mio. Materialbelegpositionen lähmen das System. Ohne Archivierung bremsen sie jede Transaktion.

Das 3-Säulen-Modell zur Konfigurationsoptimierung

• Säule 1: Messen über Nutzungsquoten
  Nutzungsquote Customizing = (verwendete Customizing-Objekte / vorhandene Customizing-Objekte). Misst genutzte Standardkonfiguratoren.
  Nutzungsquote Individualisierung = (verwendete kundenindividuelle Customizing-Objekte / vorhandene kundenindividuelle Objekte). Zeigt, wie viele Eigenentwicklungen aktiv genutzt werden.

  
  

• Säule 2: Bereinigen und Reduzieren
  Nicht-genutzte Objekte werden eliminiert, gesperrt oder gelöscht. Für selten genutzte Objekte werden Schwellwerte definiert (z. B. <3 User, <360 Aufrufe/Jahr). Über den Status „Bereinigen“ greift eine Auslaufsteuerung.

  
  

• Säule 3: Standardisieren und Vereinfachen
  Rückkehr zu klaren Prinzipien. Prozedurale Varianten werden zusammengeführt und Sonderwege aufgelöst.

Konkrete Umsetzung in der Praxis: Der Fahrplan für IT und CFO

• Faktische Nutzungsanalyse durchführen: Mit Analysen (z. B. RBE Plus) die Nutzung der Konfigurationsobjekte über 12 Monate messen. Fokus liegt auf der genutzten Konfiguration (Unterschied zu Process Mining).

  
  

• Jährliche Vereinfachungskampagne etablieren: Nicht mehr genutzte Elemente eliminieren, inaktive User sperren, verwaiste Z-Transaktionen, etc. deaktivieren.

  
  

• Konfiguration vor Migration bereinigen: Vor der Einführung von SAP S/4HANA obsolete Organisationselemente und Positionstypen entfernen. Erst nach Archivierung der Stamm- und Bewegungsdaten werden Customizing-Einstellungen zurückgesetzt.

  
  

• SAP Migration Assistant nutzen: Das Migrationstool mit schlanker Konfiguration speisen, um präzise Auswertungen für das Zielsystem zu erhalten.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Customizing bestimmt das Soll: Weicht die Nutzung ab, entstehen Customizing-Ruinen und hohes Fehlerpotenzial.

• Betriebskosten senken: Radikale Bereinigung ungenutzter Elemente reduziert Betreuungs-, Wartungs- und Testaufwände.

• SAP S/4HANA-Migration absichern: Der Umstieg gelingt schneller und kostengünstiger, wenn Altlasten vorab eliminiert werden.

• Faktenbasierte Steuerung: Nutzungsquoten bieten CFOs objektiv messbare ROI-Indikatoren.

• Smarte KI-Vorbereitung: Ein token-sparender Konfigurationskontext garantiert präzise Ergebnisse durch SAP Migration Assistenten.